Hvis din virksomhed har mellem 50 og 249 ansatte, skal du inden 17. december 2023 have implementeret en whistleblowerordning.
Du har mulighed for en ekstern ordning eller en intern ordning. Hvis du overvejer den interne, så læs med her, og få et indblik i hvordan sådan en kan se ud, og hvad du skal huske.
Der skal i virksomheden vælges en upartisk whistlebloweransvarlig. Den ansvarlige skal være en, der har mulighed for at agere på og behandle oplysningerne. Den ansvarlige er ligeledes kontaktperson til whistlebloweren, og står for at videregive både bekræftigelse på indberetningen og at holde whistlebloweren opdateret omkring videre tiltag. Ganske naturligt har den ansvarlig fuldstændig tavshedspligt.
Whistlebloweren skal modtage bekræftelse på indberetningen inden for syg dage. Dette er den whistlebloweransvarliges opgave, ligesom det er dennes ansvar at følge op på indberetningen. Whistlebloweren har også krav på, hurtigst muligt og ikke senere end tre måneder efter bekræftelsen, at modtage oplysninger om de påtænkte eller trufne tiltag, som indberetningen giver anledning til, inden for.
Tip
Vi anbefaler, at man laver en handlingsplan til den whistlebloweransvarlige. Altså en liste med informationer om, hvor personen skal gå hen, med forskellige typer af indberetninger. Hvis nu der er en indberetning på en kollega, som er god ven med direktøren, er det så den bedste løsning at gå direkte til direktøren? Ved at lave en handlingsplan, giver man den ansvarlige mulighed for at handle både hurtigt og hensigtsmæssigt.
På arbejdspladsen skal der være let tilgængelig mulighed for at lave en indberetning. Det kan være en postkasse, en email-adresse, en telefonsvarer eller lignende. I visse tilfælde, kan en whistleblower bede om et fysisk møde.
Det er blevet vedtaget, at virksomheder til enhver tid skal kunne dokumentere deres interne whistleblowerordning. Der skal være dokumentation for:
- Funktionalitet
- Adgangsmulighed
- Procedure
Alle modtagne indberetninger skal registreres. Indberetninger må i medfør af denne lov kun opbevares, så længe det er nødvendigt og forholdsmæssigt for at overholde de krav, der følger af loven.
Mundtlige indberetninger skal dokumenteres, ved at samtalen eller mødet efter samtykke fra whistlebloweren optages, eller ved at der udarbejdes et nøjagtigt referat af mødet eller samtalen, som whistlebloweren har mulighed for at kontrollere, berigtige og acceptere ved at underskrive referatet.
Mundtlige indberetninger afgivet via et telefonsystem kan endvidere dokumenteres, ved at der foretages en nøjagtig afskrift af samtalen, som whistlebloweren har mulighed for at kontrollere, berigtige og acceptere ved at underskrive afskriften.
Skal vi hjælpe dig med at opsætte en intern whistleblowerordning? Så kontakt os her.
